様々な同窓会やイベントが企画されていますが、少しお役立ち情報を掲載したいと思います。規模が大きくなると同窓会の幹事は大変だと思いがちです、、、。案内告知／発送に会場手配に、当日の準備に…考えただけでも大変そうですよね？
でも、初めての幹事でも、楽しい同窓会を開催できるように事前準備〜開催後まで順を追って、ポイントを抑えれ、手順通りにやれば間違いなく同窓会を成功させることができますので、是非参考にしてみて下さいね！
1．事前準備
幹事メンバーを決めましょう。幹事が当日までに行う事は以下の点です。男女を織り交ぜ、複数名の幹事グループを作った方が良いと思います。
- 日程決め
- 会場決め
- 懇親会企画案作成
- 出欠確認、
- 広報・告知活動
- 集金と支払い
2．会場／場所決め
人数と、平日か土日に行うかにも寄りますが、天候に左右されず、駅に近い場所が好まれます。同級生が経営しているお店もあるので、雰囲気に合ったお店をチョイスしましょう。出来れば下見に行かれた方が良いですね。
大まかな料理内容や予算と共に以下の点を確認しましょう。
- 会場使用料の有無
- 司会のマイク、映像を流す場合のプロジェクター等の備品の有無と費用
- 若き血／エールをしても大丈夫か（応援指導部・チアが居る場合）
- 収支（ドタキャンも含めて、多めの会費設定を心がけましょう）
また、同時に「２次会」の大まかな場所も検討しておくと良いかもしれません。
３．企画案の作成
単純に同窓会を企画するだけでも、十分盛り上がると思いますが、特定の趣味を集めた会にしても良いかもしれませんし、思い出を振り返るのも一つのアイデアですよね。
- 先生方をお招きする
- アルバムや写真を持ち寄る
同窓会は学校でのコミュニティー単位ですが、共通の趣味嗜好で集まるのも良いかもしれません。
- テニス、ゴルフ、ランニングなどのスポーツ系
- ワイン、日本酒、ビールなどの飲み会系
- スィーツ、BBQ、寿司などの食べ物系
４．案内告知、広報
いざ、企画案が決まり声掛けをしようとする際には、出欠の取り方だけを決め、Facebookや公式ホームページに掲載するなどをして、最後は一人一人の声掛けが重要になってきます。
５．出欠管理
出欠管理には良いツールがあります。
６．当日準備
当日準備には「役割と担当者の決定」が重要になってきます。参考になる同窓会内容の進行雛形を添付しますので活用してください。 また、この卒業25周年記念事業に関しての案内を纏めたドキュメントも添付します。
また「酒席での留意事項」を作成いたしました。
本来は不要なことですが、昨今、コンプライアンスなど厳しい環境ですので、1994年三田会でもガイドラインを作りましたので一読願えれば幸いです。
7．開催後
開催後は同窓会当日に撮影した写真や動画を、Facebookで共有しましょう。当日に参加できなかった方も楽しめて次回参加のキッカケに繋がることがあります。尚、共有時はプライバシーを守るために同窓生のみ限定公開にするのを忘れないようにしましょう。
また、先生方をお呼びした際にはお礼を忘れないように心がけましょう。開催後1週間以内を目処にお礼状を出しましょう。直筆の文面と共に感謝の気持ちを込めて同窓会当日の写真などを同封すると、より喜んで頂けるでしょう。